Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es Luis Carlos Valencia López, persona natural comerciante, propietario del establecimiento de comercio Inmobiliaria House Colombia. El establecimiento opera con el nombre comercial Colombia House Inmobiliaria.

En esta política, “Colombia House” o “la inmobiliaria” se refiere al responsable identificado arriba. El área jurídica de Colombia House atiende las consultas y los reclamos sobre datos personales.

2. Marco legal y alcance

Esta política aplica a todos los datos personales que Colombia House recoge, usa, guarda, comparte o suprime, en físico o en digital, dentro de su actividad de administración, arrendamiento, venta y asesoría de inmuebles.

Se expide en cumplimiento de:

• Ley 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales (texto oficial (se abre en otra ventana)).
• Decreto 1074 de 2015, capítulo 25 del título 2, parte 2, libro 2, que compila el Decreto 1377 de 2013 (texto oficial (se abre en otra ventana)).
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (texto oficial (se abre en otra ventana)).
• Ley 2300 de 2023, sobre canales y horarios de contacto para cobranza y publicidad (texto oficial (se abre en otra ventana)).

La información financiera y crediticia que consultan las aseguradoras de arrendamiento se rige, además, por la Ley 1266 de 2008 (texto oficial (se abre en otra ventana)). Colombia House no consulta ni reporta directamente a centrales de riesgo.

Como persona natural comerciante, el responsable no está obligado a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos: el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015 solo obliga a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y a las personas jurídicas públicas.

3. Definiciones

Los términos se usan con el sentido del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015.

4. Principios

Colombia House aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 a todo tratamiento:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y a sus reglamentos.
• Finalidad: los datos se usan solo para los fines legítimos informados al titular.
• Libertad: se tratan datos con autorización previa, expresa e informada, o por mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada. No se tratan datos parciales o que induzcan a error.
• Transparencia: el titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos existen.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden las personas autorizadas. Los datos no se publican en internet salvo que el acceso sea controlable y limitado a quienes están autorizados.
• Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar pérdida, consulta o uso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con Colombia House.

Los datos se conservan solo el tiempo necesario para la finalidad, salvo que una norma o un contrato exija guardarlos más (artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015).

5. Datos que tratamos y para qué

Colombia House trata los grupos de datos que se describen a continuación. Cada grupo tiene sus propias finalidades; los datos no se usan para fines distintos sin una nueva autorización.

5.1 Propietarios y personas que consignan un inmueble

Datos: nombre, documento de identidad, teléfono, correo y dirección; datos del inmueble y de su titularidad (certificado de tradición, escritura, impuesto predial, reglamento de propiedad horizontal); cuenta bancaria para el giro del canon; RUT y responsabilidades tributarias; firma manuscrita o electrónica; poderes otorgados.

Finalidades:

• Evaluar, avaluar y recibir el inmueble para arriendo o venta.
• Publicar el inmueble en el sitio web y en portales inmobiliarios. Se publican solo datos del inmueble, nunca los del propietario.
• Celebrar y ejecutar el contrato de administración o de corretaje.
• Recaudar y girar el canon, facturar, practicar retenciones y enviar extractos.
• Coordinar reparaciones, servicios públicos y relaciones con la administración de la propiedad horizontal.
• Representar al propietario ante aseguradoras, conciliadores, jueces y autoridades en cobros, siniestros y restituciones.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias y legales, y atender peticiones, quejas y reclamos.
• Enviar información sobre los servicios de Colombia House, con opción de retirarse en cualquier momento.

5.2 Arrendatarios, codeudores y deudores solidarios

Datos: nombre, documento de identidad, teléfono, correo y dirección; datos laborales, de ingresos y de actividad económica; referencias personales y familiares; documentos soporte de la solicitud; historial de pagos y saldos; inventarios, fotografías y videos del estado del inmueble; comunicaciones sobre el contrato.

Finalidades:

• Recibir y tramitar la solicitud de arrendamiento.
• Remitir la solicitud y sus soportes a la aseguradora de arrendamiento que hará el estudio. La aseguradora consulta centrales de riesgo como responsable independiente y con su propia autorización.
• Celebrar y ejecutar el contrato de arrendamiento: entrega, inventarios, reparaciones, solicitudes y restitución.
• Facturar, recaudar y certificar pagos.
• Gestionar el cobro prejurídico y jurídico solo por los canales autorizados y en los horarios de la Ley 2300 de 2023. Las referencias personales no se contactan para cobrar.
• Reportar siniestros y entregar la información que la aseguradora exija para pagar el canon.
• Adelantar procesos judiciales o conciliaciones derivados del contrato.

5.3 Interesados en un inmueble o en nuestros servicios

Datos: nombre, teléfono, correo, mensaje e inmueble de interés. Se reciben por el sitio web, WhatsApp, llamadas, redes sociales y portales inmobiliarios.

Finalidades: responder la consulta, agendar visitas, enviar información del inmueble consultado y de inmuebles parecidos, y asignar un asesor. Además, solo a quienes lo autoricen en una casilla separada y opcional, enviar información comercial y publicidad de inmuebles y servicios por correo electrónico o WhatsApp, por los canales, días y horarios que permite la Ley 2300 de 2023. Cada mensaje incluye la forma de dejar de recibirlos.

5.4 Visitantes del sitio web

Datos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas y datos de cookies (sección 12).

Finalidades: mantener la seguridad y el funcionamiento del sitio, y medir el uso de sus páginas y la efectividad de sus anuncios.

5.5 Proveedores y contratistas

Datos: nombre o razón social, documento, contacto, RUT, cuenta bancaria, certificaciones y afiliación a seguridad social cuando la ley lo exija.

Finalidades: seleccionar y contratar, coordinar los trabajos en los inmuebles, pagar y cumplir obligaciones tributarias.

5.6 Colaboradores y candidatos

Datos: hoja de vida, documento, contacto, formación, experiencia, referencias, afiliaciones a seguridad social, cuenta bancaria y datos de salud ocupacional.

Finalidades: seleccionar, contratar, pagar la nómina, afiliar a seguridad social, gestionar seguridad y salud en el trabajo, y expedir certificaciones. El nombre, el cargo y la foto de un colaborador solo se publican en el sitio web con su autorización escrita.

5.7 Personas que visitan la oficina (videovigilancia)

Datos: imagen de las personas que ingresan o permanecen en las áreas de la oficina cubiertas por cámaras.

Finalidades: proteger a las personas, los bienes y las instalaciones, y servir de prueba ante autoridades o en procesos cuando ocurra un incidente. La existencia de las cámaras se informa con avisos visibles en la oficina. Las imágenes solo las consulta el personal autorizado y solo se entregan a autoridades que las pidan en ejercicio de sus funciones o por orden judicial.

5.8 Personas que se comunican por teléfono (grabación de llamadas)

Datos: número de teléfono, voz y contenido de la conversación, y fecha, hora y duración de la llamada.

Finalidades: dejar constancia de solicitudes, reclamos y acuerdos; mejorar la calidad de la atención y capacitar al equipo; y servir de prueba en reclamaciones o procesos. Al inicio de la llamada se informa que puede ser grabada. Quien prefiera que su comunicación no se grabe puede usar los demás canales: correo electrónico, WhatsApp u oficina.

5.9 Conservación

Los datos se conservan mientras dure la relación y, después, el tiempo que exijan las normas comerciales, contables y tributarias o la defensa en procesos judiciales: diez (10) años para los libros y papeles del comerciante (artículo 28 de la Ley 962 de 2005). Los datos de interesados que no concretan un negocio se conservan dos (2) años desde el último contacto. Las hojas de vida de candidatos no seleccionados se conservan seis (6) meses. Las grabaciones de video y de llamadas se conservan el tiempo necesario para su finalidad y, si registran un incidente o una reclamación, mientras dure la actuación o el proceso.

6. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

Colombia House no pide datos sensibles para arrendar, vender o administrar un inmueble. Solo los trata en tres casos, con autorización explícita salvo excepción legal (artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012):

• Datos de salud ocupacional y seguridad social de sus colaboradores, por obligación laboral.
• Información que el propio titular entregue para pedir un ajuste razonable; por ejemplo, una condición de discapacidad que requiera adecuar el inmueble o la atención.
• Información necesaria para ejercer o defender un derecho en un proceso judicial.

El titular no está obligado a entregar datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Negarse no impide recibir el servicio, salvo que el dato sea indispensable para el trámite que pidió.

Colombia House no recoge datos de niños, niñas ni adolescentes por su sitio web ni por sus canales comerciales. Si un contrato exige identificar a menores que habitarán el inmueble, solo se trata lo indispensable, con autorización de su representante legal y respetando su interés superior (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015).

7. Derechos de los titulares y deberes de Colombia House

Todo titular tiene los derechos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos, incluidos los parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Pedir prueba de la autorización que otorgó, salvo cuando la ley no la exige.
• Ser informado, si lo pide, del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho la consulta o el reclamo ante Colombia House (artículo 16).
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede mientras exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a sus datos.

Los derechos los ejerce el titular, su causahabiente, su representante o apoderado, o la persona a favor de quien se haya estipulado.

Colombia House cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos: guardar prueba de la autorización, informar la finalidad, conservar los datos con seguridad, actualizar y rectificar lo que corresponda, atender consultas y reclamos en los plazos legales, exigir a sus encargados condiciones de seguridad, e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad que afecten los datos.

8. Autorización

Colombia House pide la autorización del titular antes de recoger sus datos, o a más tardar en ese momento. Informa qué datos recoge, para qué los usará y cómo ejercer sus derechos. El silencio no vale como autorización (artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015).

La autorización se obtiene por cualquiera de estos medios, y se conserva prueba de ella (artículo 2.2.2.25.2.5):

No se necesita autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información pedida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos públicos, urgencias médicas o sanitarias, fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, y datos del registro civil.

9. Consultas y reclamos

La solicitud debe incluir: nombre y documento del titular, descripción de lo que pide, dirección o correo para responder y, si actúa un tercero, el documento que acredite su representación.

Reglas del reclamo:

• Si está incompleto, Colombia House pide completarlo dentro de los 5 días siguientes a su recibo. Si pasan 2 meses sin respuesta del interesado, se entiende que desistió.
• Si Colombia House no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en 2 días hábiles y se lo informa al interesado.
• En máximo 2 días hábiles desde que el reclamo esté completo, el dato queda marcado como “reclamo en trámite” hasta que se resuelva.

Agotado este trámite, el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Con quién compartimos los datos

Colombia House no vende ni alquila datos personales. Solo los comparte con quienes necesitan tratarlos para cumplir las finalidades de la sección 5.

Encargados (tratan datos por cuenta de Colombia House). Cuando un proveedor trata datos por cuenta de Colombia House, se pacta con él un contrato o cláusulas de transmisión que lo obligan a aplicar esta política, proteger los datos y guardar confidencialidad (artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Con ese contrato, la transmisión no requiere nueva autorización del titular.

Transferencias a otros responsables. Los datos de la solicitud de arrendamiento se transfieren a la aseguradora de arrendamiento que hará el estudio y cubrirá el contrato: hoy, Afianza (AFFI) o El Libertador (Seguros Bolívar). Cada aseguradora es responsable de su propio tratamiento y pide su propia autorización para consultar centrales de riesgo. También se entregan datos a autoridades administrativas y judiciales cuando lo ordenen en ejercicio de sus funciones.

Transferencia y transmisión internacional. Varios proveedores guardan datos en servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Estados Unidos está en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Única, Título V, capítulo 3). Para cualquier otro país, Colombia House aplicará una de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 o pedirá la declaración de conformidad.

11. Seguridad de la información

Colombia House protege los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a su volumen y sensibilidad:

• Acceso a sistemas y carpetas solo para el personal que lo necesita en su función, con usuario propio.
• Sitio web con conexión cifrada (HTTPS) y cabeceras de seguridad; credenciales técnicas guardadas fuera de las carpetas públicas.
• Respaldos periódicos de los sistemas y de los documentos.
• Compromiso de confidencialidad de colaboradores, contratistas y encargados.
• Documentos físicos guardados en la oficina con acceso restringido.
• Registro y atención de incidentes de seguridad y, cuando corresponda, reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Cookies, herramientas de medición y publicidad

Esta sección explica qué cookies y herramientas de terceros usan www.colombiahouse.com.co y su blog (www.colombiahouse.com.co/blog), para qué, por cuánto tiempo y cómo puede usted aceptarlas, rechazarlas o retirar su autorización en cualquier momento.

12.1 Qué son las cookies y cómo le pedimos su autorización

Las cookies son pequeños archivos que un sitio web guarda en su navegador para recordar información entre una página y otra. La primera vez que usted entra al sitio le mostramos un aviso en la parte inferior de la pantalla con tres opciones: «Aceptar todas», «Rechazar» y «Configurar». En «Configurar» puede elegir por separado la medición y la publicidad.

Mientras usted no decida, solo usamos las cookies necesarias: no cargamos Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads ni el Píxel de Meta, y no enviamos datos de su navegación a Google ni a Meta con fines de medición o de publicidad. Google reCAPTCHA, que protege los formularios, es necesario y se explica en el punto 12.8.

El silencio no es una autorización. Si usted cierra el aviso sin elegir, sigue navegando o se va del sitio, las cookies de medición y de publicidad siguen desactivadas. Puede usar todo el sitio aunque las rechace.

12.2 Categorías

12.3 Cookies que puede instalar este sitio

Las duraciones son las que fija cada proveedor a la fecha de esta política y pueden cambiar. Las de medición y publicidad solo se instalan si usted las acepta.

12.4 Herramientas de terceros

12.5 Google Analytics 4

Si usted acepta la medición, Google Analytics 4 recibe datos de su navegación en el sitio (páginas vistas, botones usados, tipo de dispositivo y navegador) para que sepamos cuántas personas nos visitan y qué les resulta útil. En nuestra cuenta desactivamos el intercambio de datos de Google Analytics con Google para otros fines y fijamos la conservación de los datos de eventos en 14 meses.

No usamos Google Signals ni las funciones publicitarias de Google Analytics. Si en el futuro las activamos, lo avisaremos antes aquí.

Además de rechazar la medición en nuestro aviso, usted puede instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

12.6 Google Ads: medición de conversiones y remarketing

Cuando tengamos campañas en Google Ads y usted acepte la publicidad, usaremos cookies de Google Ads para saber si una visita o una solicitud llegó desde un anuncio (medición de conversiones) y para mostrarle anuncios de Colombia House en otros sitios y en los servicios de Google (remarketing).

Proveedores externos, incluido Google, usan cookies para mostrar anuncios según las visitas anteriores de una persona a este sitio web o a otros sitios web. El uso de cookies de publicidad permite a Google y a sus socios mostrarle anuncios basados en sus visitas a este sitio y a otros sitios de internet.

Conversiones mejoradas: en esas campañas, si usted aceptó la publicidad y envía un formulario, compartimos con Google su teléfono (y su correo, si lo dio) convertidos en un código (hash SHA-256) antes de enviarlos, para saber si su solicitud llegó desde un anuncio. Google usa esos datos solo para medir los anuncios, según sus políticas para esta función (https://support.google.com/adspolicy/answer/9755941). No compartimos esos datos si usted rechazó la publicidad.

Usted puede inhabilitar la publicidad personalizada de Google en la Configuración de anuncios (https://www.google.com/settings/ads) y la de otros proveedores en https://optout.networkadvertising.org. Para saber cómo usa Google los datos de los sitios que usan sus servicios, consulte https://policies.google.com/technologies/partner-sites.

12.7 Píxel de Meta

Si usted acepta la publicidad, cargamos el Píxel de Meta (Meta Platforms) para medir las visitas que llegan desde anuncios en Facebook e Instagram y para mostrar anuncios de Colombia House a personas que visitaron el sitio. El píxel pertenece a la cuenta comercial de Colombia House Inmobiliaria en Meta.

Están desactivados la coincidencia avanzada automática y los eventos automáticos, y no enviamos a Meta los datos que usted escribe en los formularios. Además, desactivamos la configuración automática del píxel en nuestro código.

Con su autorización de publicidad, Meta también puede recibir de forma automática información general de las páginas del sitio que usted visita, como el título, textos y precios publicados, mediante una función de Meta que enriquece la información de las páginas.

Meta trata esta información según su Política de privacidad (https://www.facebook.com/privacy/policy/) y puede relacionarla con su cuenta de Facebook o Instagram. Para retirar su autorización, use «Preferencias de cookies» y desactive la publicidad; en su cuenta de Meta también puede administrar sus preferencias de anuncios.

12.8 Google reCAPTCHA

Google reCAPTCHA se carga solo en las páginas con formulario: Contacto, Administración de propiedades y las fichas de inmuebles. Distingue a las personas de los programas automáticos y evita envíos falsos; es necesario para enviar el formulario y no depende de la decisión del aviso. reCAPTCHA puede guardar cookies en el dominio de Google mientras usted usa el formulario; su duración la fija Google. Google trata esos datos según su política de privacidad (https://policies.google.com/privacy) y sus condiciones de servicio (https://policies.google.com/terms).

12.9 Botones de WhatsApp

Los botones de WhatsApp del sitio son enlaces directos a wa.me. No instalan cookies en este sitio: al pulsarlos, usted sale hacia WhatsApp (Meta Platforms), que trata sus datos según sus propias condiciones. Si usted aceptó la medición, contamos el clic en el botón, sin ningún dato personal.

12.10 Registro de su decisión

Cuando usted acepta, rechaza o guarda una selección, nuestro servidor guarda una línea con: la fecha y la hora; un identificador aleatorio generado en su navegador (el mismo que queda en la cookie chck_consentimiento); la versión del aviso y una huella del texto que se le mostró; lo que usted permitió (medición y publicidad: sí o no) y cómo lo decidió; la página en la que decidió, sin parámetros; y una huella de su navegador (un código calculado a partir de la identificación que envía el navegador, que por sí sola no lo identifica a usted).

No guardamos su nombre, su correo ni su dirección IP. La finalidad del registro es demostrar que usted dio, negó o retiró su autorización y con qué texto. Se guarda en archivos privados de nuestro servidor, fuera del sitio web público. Lo conservamos durante 3 años contados desde la fecha de cada decisión; después se suprime.

12.11 Cuánto dura su decisión y cómo cambiarla o revocarla

• Guardamos su decisión en su navegador durante 180 días. Después, o si cambiamos este aviso, se la volvemos a pedir.
• Puede cambiarla o revocarla en cualquier momento en «Preferencias de cookies», al pie de cada página del sitio y del blog.
• También puede escribirnos a datospersonales@colombiahouse.com.co para conocer, actualizar, rectificar o revocar su autorización.
• Al retirar un permiso, borramos de su navegador las cookies de medición o de publicidad de este sitio (_ga, _ga_…, _gcl_…, _fbp, _fbc) y recargamos la página para detener esas herramientas. Las cookies que Google o Meta hayan guardado en sus propios dominios se administran en esos servicios.
• Además, puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador; si bloquea la cookie chck_consentimiento, el aviso aparecerá en cada visita.

12.12 Transferencia internacional

Google y Meta pueden tratar estos datos fuera de Colombia. Las condiciones de esa transferencia internacional se explican en la sección 10 de esta política.

12.13 Visitantes del Espacio Económico Europeo, el Reino Unido y Suiza

Si usted nos visita desde el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, se aplica el mismo aviso: las cookies de medición y de publicidad solo se activan con su consentimiento previo, que puede retirar en cualquier momento con la misma facilidad con que lo dio.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 24 de septiembre de 2026 y reemplaza la política de tratamiento de datos vigente desde el 1 de julio de 2017.

Las bases de datos estarán vigentes mientras Colombia House ejerza su actividad inmobiliaria y durante los plazos de conservación de la sección 5.9.

Los cambios sustanciales de esta política, en especial sobre la identificación del responsable o las finalidades, se informarán antes de aplicarse, en el sitio web y por correo electrónico a los titulares con relación vigente. Si el cambio afecta la finalidad, se pedirá una nueva autorización.

La versión vigente está siempre en www.colombiahouse.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos.